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请用300字以内的文字，从团队建设和人力资源管理的角度，分析出现上述问题的原因。 针对上述情况，你认为可以采取哪些措施来帮助老刘提高项目例会的效率?

admin2010-01-15  29
问题 请用300字以内的文字，从团队建设和人力资源管理的角度，分析出现上述问题的原因。  
针对上述情况，你认为可以采取哪些措施来帮助老刘提高项目例会的效率?
选项
答案①事先制定一个例会制度，如确定例会的时间、参加人员范围及一般议程等。 ②放弃可开可不开的会议。 ③明确会议的目的和期望结果。 ④发布会议通知，明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题等。 ⑤在会议之前将会议资料发给与会人员，要求提前阅读，直接在会上讨论，以节约会议时间。 ⑥对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借助视频设备。 ⑦明确会议规则，如指定主持人，明确主持人的职责，以对会议进行有效控制。 ⑧会议要有记要，会议后要总结，提炼结论。 ⑨做好会议的后勤保障工作，如兼有联络感情的会议，可选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制订一个有张有弛的会议议程等。
解析 题干中给出了“信息反馈不畅，沟通难度不小，且每次会议冗长，效率不高”等与项目会议相关的信息，可以看出该案例存在以往项目沟通管理不足、会议缺乏控制、会议与实际工作联系不紧密、忽视冲突管理等问题。通常，可采取以下措施来提高项目例会的效率。
   ①事先制定一个例会制度。在项目沟通计划里，确定例会的时间，参加人员范围及一般议程等。
   ②放弃可开可不开的会议。在决定召开一个会议之前，首先要明确会议是否必须举行，还是可以通过其他方式进行沟通。
   ③明确会议的目的和期望结果。明确要开的会议的目的，是集体讨论一些想法、彼此互通信息，还是解决一个面临的问题。并确定会议的效果是以信息同步为结束，还是必须要讨论出一个确定的解决方案。
   ④发布会议通知。在会议通知中要明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题。有一种被广泛采用的决策方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。许多会议不需要项目全体人员参加，因此需要根据会议的目的来确定与会人员的范围。事先应明确会议议程和讨论的问题，可以让与会人员提前做准备。
   ⑤在会议之前将会议资料发到与会人员手中。对于需要有背景资料支持的会议，应事先将资料发给与会人员，直接在会上讨论，可以有效地节约会议时间。
   ⑥可以借助视频设备。对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借用一些必要的视频设备，使会议达到更好的效果。
   ⑦明确会议规则。指定主持人，明确主持人的职责，主持人要对会议进行有效控制，并营造一个活跃的会议气氛。
   主持人要事先陈述基本规则，例如明确每个人的发言时间，每次发言只有一个声音等。
   主持人根据会议议程的规定控制会议的节奏。保证每一个问题都得到讨论。
   ⑧会议要有记要。如果将工作的结果、完成时间、责任人等情况都记录在案，则有利于督促和检查工作的完成情况。
   ⑨会议后要总结，提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果，重申有关决议，明确责任人和完成时间。
   ⑩做好会议的后勤保障工作。很多会议兼有联络感情的作用，因此需要选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制订一个有张有弛的会议议程。对于有客户或合作伙伴参加的会议更要如此。
   除了项目例会之外，老刘还可以采取以下措施来促进项目团队的有效沟通。
   ①首先应对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析。
   ②对于具有不同沟通需求和沟通风格的人员组合，设置不同的沟通方式。
   ③可以通过电话、电子邮件、项目管理软件、OA软件等工具进行沟通。
   ④正式沟通的结果应形成记录，对于其中的决定应有人负责落实。
   ⑤可以引入一些标准的沟通模板。
   ⑥在项目组内培养团结的氛围，并注意冲突管理。
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